Dokumentenablage

In vielen Büros wird nach wie vor mit Papier gearbeitet, die wenigsten schaffen es (aus unterschiedlichen Gründen), sich zu 100 % zu digitalisieren.
Wichtig ist, eine gute Ablagestruktur zu schaffen, um alle Belege/Dokumente schnell und einfach wieder griffbereit zu haben.
Heute gebe ich Ihnen 5 hilfreiche Tipps für mehr Struktur in Ihrer Ablage.
Diese lassen sich sowohl auf den geschäftlichen als auch auf den privaten Bereich anwenden.

# 1 | Richtiges Ordnungssystem finden
Stellen Sie zunächst fest, welche Menge Sie papierhaft ablegen möchten. Sind es nur wenige Einzelseiten, für die eine Hängeregistratur ausreichen würde oder handelt es sich um deutlich mehr Papier, so dass Sie schmale oder breite Ordner, Dokumentenmappen oder Stehsammler benötigen? Wählen Sie das richtige Ordnungssystem für Ihre individuelle Menge an Dokumenten aus.

# 2 | Farbe ins Spiel bringen
Egal für welches System Sie sich entscheiden, fassen Sie die Dokumente pro Themenkomplex mit einer bestimmten Farbe zusammen - also heften Sie zum Beispiel alle Angebote in schwarze Ordner, während Sie für die Rechnungen weiße Ordner verwenden. Oder nutzen Sie für die Verwaltung Ihres Fuhrparks blaue Dokumentenmappen und legen Bedienungsanleitungen in den gelben Mappen ab.

# 3 | Eyecatcher
Sorgen Sie durch eine grafisch unterstützte Kennzeichnung Ihres Ordnungssystems für ein noch schnelleres Wiederfinden der richtigen Belege. Wenn Sie beispielsweise mehrere Ordner für Ihre Lieferanten haben, versehen Sie die Ordneretiketten mit Logo der jeweiligen Firma oder einem Bild von Ihrem Ansprechpartner. So schaffen Sie mit einfachen Mitteln einen zuverlässigen Blickfang.

# 4 | Datumsangabe nicht vergessen
Bringen Sie unbedingt gut sichtbar ein Datum an, damit Sie einen guten Überblick behalten, wann welche Dokumente ins Archiv gehören oder im besten Fall sogar entsorgt werden können. 
Schauen Sie Ihre Ablage regelmäßig dahingehend durch, um wieder Platz zu schaffen für aktuelle Belege. 

# 5 | Optische Unterteilung
Sorgen Sie auch innerhalb Iher Mappen und Ordner für eine gute Übersicht, indem Sie gut beschriftete Trennblätter, Register von A bis Z, Zahlen-Register oder was auch immer verwenden. Seien Sie kreativ und überlegen Sie sich optische Unterscheidungen, die Ihnen das Wiederfinden erleichtern.

Haben Sie Lust bekommen, Ihr Büro effizienter aufzustellen, wissen aber nicht so recht, womit Sie starten sollen oder welches Ordnungssystem für Sie das richtige ist? Dann helfe ich Ihnen gerne und freue mich auf eine Nachricht von Ihnen.

Blog-Beitrag vom 02.12.2023

Tatort Schreibtisch

Gehören Sie auch zu den Menschen, die ihren gesamten Schreibtisch und/oder Bildschirm mit Klebezetteln pflastern? Können Sie Ihre Schreibtischoberfläche nicht sehen, weil überall Stapel mit Papieren und Ordner herumliegen? Oder arbeiten Sie schon komplett digital und wissen bereits, wie wichtig ein freigeräumter Arbeitsplatz für die Produktivität, Kreativität und Effektivität Ihrer Arbeit ist?
Wenn Sie sich zu der letzteren Kategorie zählen können, kann ich Sie nur beglückwünschen, Ihnen raten, diesen Beitrag zu überspringen und Ihre Zeit anderweitig für sich zu nutzen.

Sollten Sie aber noch Optimierungsbedarf auf Ihrem Schreibtisch sehen, gebe ich Ihnen gerne Anregungen und Tipps, was Sie tun können, um mehr Ordnung und Struktur in diesem Bereich zu schaffen.

Jeder optische Reiz in Ihrer Arbeitsumgebung ist eine unmittelbare Ablenkung. Vielleicht halten Sie es für völlig übertrieben, aber es macht einen großen Unterschied, ob Sie nur die Utensilien vor sich liegen haben, mit denen Sie gerade wirklich arbeiten oder eine ganze Auswahl auf Ihrem Tisch vorfinden. Ich gebe Ihnen ein Beispiel: Sie haben einen Lieblingskugelschreiber, den Sie ohnehin ständig benutzen. In Ihrem Stiftehalter befinden sich weitere Exemplare, neben Bleistiften, Filzstiften, Textmarkern oder was Sie sonst noch in diesem meist doch eher begrenzten Arsenal unterbringen konnten. Daneben befinden sich oft noch kleine Fächer für Büroklammern, Radiergummi, Tackernadeln und und und. Für Sie ist vollkommen klar, dass Sie Ihre heutige Arbeit – wie gewohnt – mit Ihrem Lieblingskugelschreiber erledigen wollen. Wofür benötigen Sie dann all die anderen Schreibutensilien, die Ihren Blick nur vom Wesentlichen ablenken? Stellen Sie den gesamten Stiftehalter und alle anderen kleinen Behältnisse mit diversem Zubehör in einen geschlossenen Schrank. Denn wenn Sie alles nur zwei Meter weiter auf ein Sideboard oder ein offenes Regal räumen, gewinnen Sie im Hinblick auf die optischen Ablenkungsreize rein gar nichts. Vielleicht haben Sie auch Schreibtischschubladen oder einen Rollcontainer mit einem speziellen Fach für Stifte, Büroklammern etc. Ganz egal, Hauptsache raus aus dem Blickfeld.

Und genauso verhält es sich selbstverständlich auch mit jeglicher Art von Papieren, Ordnern oder Büchern. Belassen Sie nur die Dinge auf Ihrem Arbeitsplatz, an denen Sie jetzt gerade arbeiten. Papiere, die zu einem späteren Zeitpunkt dran sind, müssen nicht jetzt schon Ihre Aufmerksamkeit auf sich lenken. Es geschieht vollkommen unterbewusst, aber Sie werden stetig darauf hingewiesen, was Sie noch alles vor sich haben. Das sind nur wenige Sekunden, aber es belastet ungemein Ihre Produktivität. Sie werden deutlich schneller Ihre aktuelle Aufgabe erledigen, wenn Sie nicht ständig vor Augen haben, was danach kommt. Probieren Sie es aus.

Man könnte meinen, dass in unserem heutigen, digitalen Zeitalter niemand mehr Klebezettel benutzt, aber ich kann Ihnen versichern, die Realität sieht vollkommen anders aus. Hier ein notierter Rückruf, dort ein To-Do und noch schnell einen Vermerk mit einem Termin für nächste Woche. Und ganz schnell kleben dort auch schon wieder viele kleine gelbe Zettel, die beachtet und bearbeitet werden wollen. Ablenkung pur.
Wenn Sie Ihre Termine und To-Dos nicht sofort digital eintragen wollen (es gibt dafür viele unterschiedliche Programme und Apps, die einem wirklich das Leben vereinfachen), versuchen Sie zumindest, von dieser Plakatierung via Klebezetteln auf Ihrem Schreibtisch wegzukommen. Sollten Sie Ihre Termine und Aufgaben generell handschriftlich in einen Kalender oder ein Bullet-Journal eintragen, werden Sie vermutlich Ihre Notizen direkt darin vornehmen und gar nicht erst zum Klebezettel greifen. Nutzen Sie die Zettel aber, um sie nach Erledigung direkt wieder zu entsorgen, rate ich Ihnen zu einem Notizbuch. Alles, was Sie sonst auf den kleinen bunten Zetteln notieren, schreiben Sie einfach dort auf und klappen das Notizbuch anschließend wieder zu. Denn auch hier gilt: Wenn Ihr Blick immer wieder von Ihren Notizen eingefangen wird, verlieren Sie den Fokus auf Ihre eigentliche Aufgabe.

Nun ist Ihr Schreibtisch FAST frei von jeglichen Ablenkungsreizen. Wenn Sie jetzt mal gedanklich oder reell den Blick über Ihren eigenen Arbeitsplatz schweifen lassen, fällt Ihnen vielleicht auf, was in dieser Aufzählung noch fehlen könnte. Richtig, es sind die persönlichen Dinge. Ich habe in meinem Leben schon eine Vielzahl von Schreibtischen gesehen und kann Ihnen versichern, dass von einer Galerie an Familienfotos, über Kuscheltiere bis hin zu ganzen Porzellansammlungen wirklich alles dabei war. Es spricht nichts dagegen, ein einzelnes Foto oder eine kleine Figur auf dem Tisch stehen zu haben, was Ihnen einen Moment der Freude und Zufriedenheit schenkt, wenn Sie es ansehen, aber mehr sollte sich dort auf keinen Fall ansammeln.
Ihre Gedanken werden sonst blockiert und können sich nicht frei entfalten.

Es gibt unzählige Möglichkeiten, sich den Arbeitsalltag durch eine veränderte Struktur im Office zu vereinfachen. Der Schreibtisch war natürlich nur ein möglicher Anfang – schreiben Sie mir gerne, welche Themen Sie interessieren.

Blog-Beitrag vom 04.11.2023